Oct 28, 2020

5 Kỹ năng giúp BA điều phối một cuộc họp hiệu quả

Bạn có bao giờ đi đến những cuộc họp nhàm chán và cảm thấy không hiệu quả chưa? Bạn có muốn trở thành Chuyên viên hân tích nghiệp (Business Analyst - BA) vụ mà mọi người muốn trong dự án của họ vì bạn có thể điều hành các cuộc họp tốt nhất có thể không? Để điều hành một cuộc họp hiệu quả các BA cần nắm vững những kỹ năng quan trọng trong cuộc họp. Nếu bạn là một BA trong số đó thì bạn nên đọc bài viết này. Đây là một số chia sẻ các tips của cô Laura Brandenburg đến từ Bridging the Gap để giúp người BA có thể điều phối một cuộc họp với các stakeholders hiệu quả hơn.

1. Tạo Agenda như thế nào thì hiệu quả?

Người BA phải xác định được: Ai sẽ được mời đến buổi họp? Mục đích của cuộc họp là gì? Mong đợi của BA và stakeholders muốn đạt được sau cuộc họp là gì? Bạn nên thông báo Agenda trước để mọi người biết tại sao cuộc họp lại quan trọng và họ có thể hy vọng sẽ hoàn thành điều gì khi ở đó.

Thông tin Ngày và giờ họp cụ thể: Tốt nhất là bạn nên thông báo với từng người trước khi diễn ra cuộc họp một vài ngày, để các bên liên quan sắp xếp thời gian tham dự buổi họp.
Địa điểm: Nếu doanh nghiệp có nhiều trụ sở, bạn nên viết rõ địa chỉ. Cho dù chỉ có một trụ sở, bạn cũng nên chỉ rõ tên phòng diễn ra cuộc họp.
Thành phần tham dự: những thành viên của các bên liên quan.

2. BA cần bàn giao gì trong các cuộc họp cho các bên liên quan?

Người BA nên tập đặt 1 câu hỏi trước khi bắt đầu một dự án là sẽ bàn giao công việc cho các bên liên quan như thế nào, và cần cung cấp tài liệu gì cho họ trong từng giai đoạn dự án khác nhau. Các bên liên quan sẽ tiếp nhận tài liệu dự án từ người BA để phục vụ cho công việc của họ. Ví dụ có thể là BRD, FRS, Business Process Document (tạm dịch là tài liệu quy trình kinh doanh), Use Case document, Wireframe, Data Model. Sử dụng những tài liệu đó sẽ giúp người BA định hình được cấu trúc của cuộc họp cho phù hợp ở từng giai đoạn của dự án.

Người BA cần liệt kê những công việc hoặc dự án sắp tới cần được triển khai, thảo luận. Hay những vấn đề mới phát sinh cần được bàn bạc tìm hướng giải quyết. Từng bên liên quan cần biết những gì? Những điều này như là từng bước mà người BA cần thực hiện để điều phối một cuộc họp hiệu quả cho tất cả các bên.

3. Kỹ năng phân bổ thời gian cho từng hạng mục trong Agenda.

Người BA sẽ cung cấp thời lượng thảo luận cho từng hạng mục mà bạn đã liệt kê trong Agenda. Thông thường khi bắt đầu cuộc họp, người BA sẽ giới thiệu những người tham dự cuộc họp là ai, họ hy vọng đạt được điều gì, BA mong đợi mỗi người trong số họ sẽ đóng góp những gì cho cuộc họp? Khuyến khích mọi người mạnh dạn chia sẻ ý kiến trong cuộc họp. Một thành viên ít nói trong đội ngũ nhân viên cũng có thể có những đề xuất hay nhất cho dù họ có thể không thích bày tỏ ý kiến trước các nhóm hoặc trước mặt sếp.

Đến cuối cuộc họp, người BA cần khéo léo tóm tắt cuộc họp, rằng team của bạn sẽ tiến hành dự án như thế nào? Đây là cách bạn thiết lập phạm vi cho cuộc họp một cách phù hợp.

Ví dụ khung mẫu thời gian cho một buổi họp:

Giới thiệu người tham dự: 10 phút
Giải thích chủ đề: 10 phút
Suy nghĩ để tìm ra ý tưởng: 20 phút
Chọn giải pháp tốt nhất: 10 phút
Ghi chép giải pháp và giao nhiệm vụ: 10 phút

4. Làm sao để điều phối cuộc họp diễn ra đúng hướng

Người BA cần xác định rõ mục tiêu của cuộc họp là gì? Mọi người sẽ thảo luận vấn đề gì? Vấn đề nào là quan trọng và sẽ được ưu tiên cao nhất? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp bạn nhanh chóng sắp xếp được một chương trình hợp lý và đạt năng suất cao nhất.

Bạn cần thể hiện khả năng lãnh đạo đó với tư cách là một chuyên viên phân tích nghiệp vụ để giữ cho các cuộc họp của bạn đi đúng hướng. Nó giúp sẽ giúp bạn và các bên liên quan đạt được mục đích công việc trong quỹ thời gian giới hạn.

5. Kết thúc cuộc họp bằng các bước tiếp theo cần làm

Trong cuộc họp người BA hãy dành vài phút khi kết thúc cuộc họp để tóm tắt lại những gì đã hoàn thành, những mục tiêu sắp tới là gì, các bước tiếp theo cần hoàn thành và ai là người phụ trách những mục gì.

Việc tóm tắt này sẽ giúp những ai tham gia cuộc họp sẽ nắm được những thông tin đã được chốt cuối cùng. Và cũng như họ sẽ biết được họ cần làm những gì tiếp theo để kịp tiến độ công việc chung của cả team.

Tóm tắt

Tạo một Agenda làm việc và đảm bảo rằng chương trình đó gắn liền với tiến độ của dự án.
Chuẩn bị một số công việc cần bàn giao cho các bên có liên quan.
Phân bổ thời gian cho từng hạng mục cần trao đổi trong Agenda một cách hợp lý để giữ cuộc họp đi đúng hướng.
Giữ cuộc họp diễn ra xuyên suốt. Đây là nơi người BA thể hiện khả năng lãnh đạo, hướng dẫn và giúp mọi người tiến tới kết quả mong muốn của cuộc họp.
Kết thúc bằng cách kết thúc bằng cả việc tổng kết những gì đã hoàn thành và nêu bật các bước tiếp theo cần thực hiện. Đây chính là phần đầu vào cho những cuộc họp tiếp theo.

Thông qua bài viết này, BAC hy vọng sẽ mang lại những lời khuyên có thể giúp bạn biết rõ thêm về những kỹ năng mà người BA cần có để điều phối trong những cuộc họp với các bên liên quan. Những cuộc họp hiệu quả sẽ đảm bảo dự án của bạn sẽ đi đúng hướng và kịp thời hạn để bàn giao cho khách hàng.

Nguồn tham khảo: www.bridging-the-gap.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

Ban biên tập nội dung BAC

Click để đọc tiếp

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì và làm thế nào để ứng dụng trong công việc là những câu hỏi thường gặp. BAC sẽ giúp bạn tổng hợp những kiến thức nền tảng thông qua các ví dụ thực tế, gần gũi.
Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Bạn muốn tìm bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án? Bạn là người mới và chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Hãy để BAC giúp bạn thông qua hướng dẫn chi tiết ở đây.
Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu về phân tích dữ liệu và gặp khái niệm dữ liệu thứ cấp thì đây là bài viết dành cho bạn. BAC sẽ giúp bạn tìm hiểu tất cả thông tin như định nghĩa, đặc điểm, ưu và nhược điểm cũng như những phương pháp phân tích.
Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi ngành phát triển phần mềm, ảnh hưởng đến vai trò của Business Analyst (BA). Hãy phân tích BA cần làm gì để thích nghi ở thời đại mới

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC