Jun 20, 2022

User Story, Use Case, Functional Specification (Phần 2)

Tiếp tục với loại tài liệu thứ hai trong 3 loại tài liệu BA cần biết, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về Use Case và những đặc trưng của Use Case qua ví dụ chi tiết dưới đây nhé. Để không bỏ lỡ kiến thức về User Story, các bạn có thể bắt đầu từ phần đầu tiên của bài viết trước khi tiếp tục:

Tham khảo: User Story, Use Case, Functional Specification (Phần 1)

2. Use Case

2.1. Use Case là gì?

Use case mô tả sự tương tác giữa người dùng và hệ thống (người dùng - hệ thống, hệ thống - hệ thống khác).

2.2. Đặc trưng là gì?

Use case thường được viết thành tài liệu hoặc văn bản chi tiết mô tả đầy đủ về tất cả những trường hợp mà người dùng sử dụng phần mềm sẽ gặp phải và cách mà phần mềm sẽ làm việc.

Mục đích của UC là phải diễn tả được yêu cầu theo góc nhìn cụ thể từ phía người dùng. UC như là một bản hướng dẫn cho team dev tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm mang tính tập trung vào người dùng là chính và cũng giúp các bên liên quan không bị hiểu sai về thiết kế sản phẩm.

2.3. Ví dụ

Use Case Diagram

Use Case ID	UC-7
Use Case Name	Đặt hàng
Description	Use Case “Đặt hàng” cho phép khách hàng tạo đơn đặt hàng khi đã lựa chọn xong và quyết định mua những sản phẩm trong giỏ hàng
Actor(s)	Khách hàng, Hệ thống thanh toán
Priority	Must Have
Trigger	Khách hàng chọn lệnh Tiến hành thanh toán
Pre-Condition(s)	- Khách hàng phải truy cập vào hệ thống và đang ở giao diện Trang giỏ hàng - Sản phẩm cần đặt hàng phải hiển thị trong Giỏ hàng - Thiết bị của khách hàng đã được kết nối internet khi thực hiện đặt hàng
Post-Condition(s)	- Người dùng đặt hàng thành công - Hệ thống ghi nhận đơn hàng đã tạo thành công.
Basic Flow	1. Ở giao diện trang Giỏ hàng, Người dùng chọn lệnh Tiến hành thanh toán. 2. Hệ thống hiển thị giao diện Trang thanh toán 3. Người dùng kiểm tra đơn hàng đúng và điền thông tin đặt hàng 4. Người dùng chọn phương thức thanh toán khi nhận hàng 5. Hệ thống xác nhận đơn hàng đã được ghi nhận và hiển thị chi tiết đơn hàng Use case kết thúc.
Alternative Flow	4a. Người dùng chọn hình thức Chuyển khoản ngân hàng 5a. Hệ thống xác nhận đơn hàng đã được ghi nhận và hiển thị thông tin chi tiết đơn hàng cùng thông tin tài khoản ngân hàng của cửa hàng (Ngân hàng. Chủ tài khoản, Số tài khoản) 4b. Người dùng chọn hình thức thanh toán qua Paypal 4b1. Hiển thị giao diện hệ thống thanh toán Paypal 4b2. Người dùng điền thông tin tài khoản 4b3. Hệ thống Paypal kiểm tra tài khoản hợp lệ và thực hiện thanh toán thành công 5b. Hệ thống xác nhận thanh toán thành công, đơn hàng được ghi nhận và hiển thị thông báo. Use case dừng lại
Exception Flow	5d. Hệ thống xác thực thanh toán không thành công và hiển thị thông báo với một trong các nguyên nhân: Thông tin tài khoản thanh toán không đúng Số tiền trong tài khoản thanh toán không đủ số dư 5d1. Người dùng hủy thanh toán Use case kết thúc 5d2. Người dùng nhập lại thông tin Use Case tiếp tục quay lại bước 4b
Business Rules	Đối với hình thức chuyển khoản ngân hàng, đơn hàng được giữ trong vòng 24h kể từ thời gian xác nhận đặt hàng.

2.4. Làm thế nào để xác định đủ các Use Case

Sau đây là 4 kỹ thuật có thể giúp xác định Use Case tốt hơn:

(1) Xác định Actor cho hệ thống:

Đầu tiên, xác định đầy đủ actor cho hệ thống:
Những ai sẽ là người sử dụng chính chức năng của hệ thống?
Những ai cần hệ thống hỗ trợ chức năng để hoàn thành tác vụ hàng ngày của họ?
Những ai tham gia nâng cấp, hỗ trợ, đảm bảo hệ thống hoạt động được bình thường?
Những ai cần biết được kết quả đầu ra của hệ thống?
Sẽ có hệ thống nào tương tác với hệ thống đang được xây dựng?

Từ những actor đã xác định từ trước đó, sẽ phát triển những usecase cho từng actor:

Những chức năng mà Actor cần hệ thống thực hiện?
Những sự kiện trong hoạt động hàng ngày mà Actor cần thông báo cho hệ thống biết
Những thông tin, chức năng đầu vào/đầu ra cần cho hệ thống?
Có tác nhân hoặc sự kiện nào tác động tới usecase?
Chức năng mới nào mà trước đây trong tổ chức chưa có sẽ giúp Actor làm việc đơn giản hoặc hiệu quả hơn?

(2) Kỹ thuật mục tiêu người dùng:

Kỹ thuật này thực hiện bằng cách liệt kê các bên liên quan, nói chuyện với người dùng và thảo luận về mục tiêu của họ đối với hệ thống mới. Sau đó phân tích hệ thống hiện có và hỏi người dùng về cách họ muốn sử dụng hệ thống mới, và đưa ra một loạt trường hợp sử dụng use case.

=> Use case sẽ kết hợp giữa các chức năng có sẵn và các tính năng mới được mong đợi bổ sung vào.

(3) Kỹ thuật CRUD:

CRUD viết tắt Tạo (Create), Đọc (Read) hoặc Báo cáo (Report), Cập nhật (Update) và Xóa (Delete).

Trong phương pháp này, xác định tất cả các yếu tố dữ liệu sẽ được xử lý bởi hệ thống và tạo ra các use case về CRUD cho các mục dữ liệu.

Ví dụ một hệ thống quản lý nhân sự:

Xác định các mục dữ liệu sẽ được xử lý bởi hệ thống. Các mục dữ liệu liên quan đến nhân viên, đơn từ.
Kiểm tra từng mục dữ liệu và xác định các use case tạo ra dữ liệu; đọc và báo cáo dữ liệu; cập nhật dữ liệu; và xóa dữ liệu.

Dữ liệu	CRUD	Kết quả
Nhân viên	Tạo	Thêm nhân viên mới
	Báo cáo	Tìm nhân viên Làm danh sách nhân viên
	Cập nhật	Cập nhật thông tin nhân viên
	Xóa	Xóa nhân viên
Đơn từ	Tạo	Tạo đơn từ nghỉ phép
	Báo cáo	Tìm đơn từ Làm danh sách đơn từ
	Cập nhật	Cập nhật thông tin đơn từ
	Xóa	Xóa đơn từ

(4) Kỹ thuật phân tách sự kiện:

Kỹ thuật này tập trung vào xác minh các sự kiện mà một hệ thống được yêu cầu để phản hồi và sau đó xác định xem cách hệ thống đó phản hồi. Dưới đây là các bước để sử dụng kỹ thuật này:

Bước 1: Hãy nghĩ về hệ thống như một chiếc hộp đen

Những sự kiện nào sẽ được yêu cầu để phản hồi lại? Bước này sẽ cho phép bạn kiểm tra phạm vi của hệ thống mà không cần xem xét các hoạt động bên trong nó. Ví dụ một hệ thống bán hàng và xác định các sự kiện có thể xảy ra bên ngoài nó.

Người mua (bên ngoài) có thể kích hoạt các sự kiện sau:

Tạo đơn đặt hàng
Tìm kiếm sản phẩm
Nộp đơn đặt hàng

Để người mua thực hiện các nhiệm vụ trên, hệ thống phải có các chức năng (các use case) sau:

Lưu trữ thông tin đơn hàng
Lưu trữ các tin sản phẩm
Chấp nhận đơn đặt hàng

Bước 2: Xem xét các sự kiện được kích hoạt bên trong hệ thống.

Tiếp tục sử dụng hệ thống bán hàng làm ví dụ, các sự kiện tạm thời có thể là:

Thời gian cập nhật tin sản phẩm
Thời gian để đếm số lượng đơn đặt hàng nhận được
Thời gian lọc đơn đặt hàng
Thời gian để chuyển tiếp đơn đặt hàng đã tiếp nhận về các bộ phận tương ứng
Thời gian tổng hợp báo cáo

Hệ thống phải có khả năng đáp ứng các chức năng sau (Use case):

Cập nhật tin sản phẩm
Đếm số lượng đơn đặt hàng
Lọc đơn đặt hàng
Chuyển tiếp đơn đặt hàng
Báo cáo tổng hợp

=>> Nên tập trung vào 2 sự kiện riêng biệt: những sự kiện tác động bên ngoài và những sự kiện tác động bên trong.

=>> Với tất cả mọi trường hợp của use case, việc tốt nhất là tập trung vào mức độ chi tiết, dựa vào các yếu tố của quy trình kinh doanh (EBP - Elementary Business Processes).

Tham khảo mẫu template về Use Case: Template Use Case

Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây về Use Case sẽ hữu ích với bạn đọc. BAC mời các bạn cùng tham khảo thêm thông tin về loại tài liệu thứ ba mà một BA cần biết Functional Specification (FS) ở Phần 3 của bài viết tại đây:

Tham khảo: User Story, Use Case, Functional Specification (Phần 3)

Nguồn tham khảo

https://www.saga.vn/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

AI là gì? Giải thích đơn giản cho người mới bắt đầu

Bài viết này sẽ giúp các bạn tìm hiểu AI theo hướng đơn giản nhất. Bằng cách giải thích ngắn gọn, cô động, súc tích và dễ hiểu, BAC sẽ cho bạn lý giải về cụm từ “AI”. Qua đó, bạn không chỉ hiểu mà còn biết lý do vì sao mình phải học AI.
Top 5 khóa học AI miễn phí cho người mới bắt đầu 2025

Học AI là một nhu cầu có tốc độ tăng trưởng nhanh chóng. Tuy nhiên, để tìm được khóa học phù hợp là điều không hề đơn giản, đặc biệt là với người mới. BAC đã giúp bạn tổng hợp 5 khóa học AI miễn phí tốt nhất cho người mới tại đây.
Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +