Jun 13, 2023

3 cách thức khai thác thông tin và khơi gợi hiệu quả

"Elicitation" là một trong những kỹ năng phân tích nghiệp vụ cốt lõi mà các BA thường xuyên sử dụng hàng ngày. Nhiều BA rất dễ rơi vào bẫy suy nghĩ khi cho rằng nó là một kỹ năng cơ bản tuy nhiên không có nghĩa rằng nó dễ dàng và không quan trọng. Elicitation không chỉ đơn thuần là lấy thông tin từ khách hàng mà còn liên quan đến việc khơi gợi đúng cách với các bên liên quan và hướng khách hàng đi đúng hướng họ mong muốn.

Việc khơi gợi không đúng cách có thể vô tình dẫn đến mâu thuẫn, gây ra sự xung đột không đáng có. Bài viết sau, BAC sẽ đề cập các thông tin bổ ích xoay quanh ba cách thức khơi gợi hiệu quả mà BA nên áp dụng trong con đường sự nghiệp của mình.

Thu thập thông tin như một hoạt động “Đánh cá”

Trong cuốn sách “Mastering the Requirements Process”, James và Suzanne Robertson sử dụng phép ẩn dụ về việc đánh bắt cá để mô tả hoạt động khơi gợi (elicitation). Ý tưởng cụ thể như sau: bạn giống như một chiếc thuyền đánh cá với một lưới kéo để dò tìm và đánh bắt, như vậy, một nhà phân tích nghiệp vụ sẽ “kéo lưới” một khu vực kinh doanh để lấy các mẫu thông tin liên quan.

Dựa trên ẩn ý của Robertsons trong việc thu thập thông tin, chúng ta có thể mở rộng phép ẩn dụ:

Vị trí bạn thả lưới: đây là vấn đề cô cùng quan trọng. Nếu bạn thả lưới ở một khu vực không có cá, tất nhiên, bạn sẽ thu hoạch được một chiếc lưới rỗng. Điều này cũng tương tự với các yêu cầu - khi hỏi nhầm người bạn sẽ nhận được rất ít thông tin hữu ích.
Loại lưới: Loại cá và kích cỡ mà bạn đang cố gắng đánh bắt sẽ ảnh hưởng đến loại lưới được sử dụng. Hãy cùng so sánh với hoạt động khơi gợi và thu thập thông tin nhé! Thực tế, các kỹ thuật cần thay đổi và cập nhật liên tục tùy thuộc vào ngữ cảnh và loại yêu cầu mà bạn đang tìm kiếm. Việc quan sát chi tiết có thể mang lại những yêu cầu chất lượng, vì vậy có thể được coi là một “mạng lưới nhỏ”. Thêm vào đó, một cuộc trò chuyện cấp cao với giám đốc điều hành có thể mang lại kết quả hiệu quả hơn và được coi là “mạng lưới lớn”. Cả hai đều nắm giữ vai trò quan trọng, nhưng cốt lõi vẫn là việc bạn phải xác định mình đang tìm kiếm thứ gì.
Luôn tồn tại những thứ có thể vứt bỏ: Đôi khi, thật tuyệt vời khi lập kế hoạch cho hoạt động khơi gợi một cách đơn giản. Như việc bạn sẽ nói chuyện với người A, người B, quan sát và sau đó mọi thứ sẽ hoàn thành. Tất nhiên thực tế kế hoạch không bao giờ hoạt động chính xác như vậy, vì sẽ có những cuộc thảo luận đưa bạn đi theo những hướng mà bạn không thể lường trước được. Cũng giống với việc kéo lưới bắt cá: sẽ luôn có một số con cá phải ném trả lại nếu chúng quá nhỏ, quá lớn hoặc không đúng loại. Áp dụng theo mặt yêu cầu, điều này cho thấy rằng việc khơi gợi và phân tích cần đi đôi với nhau. Ngay khi bắt đầu thu thập thông tin, sẽ luôn có quá trình lọc và sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Đạo đức nên được xây dựng trong quy trình: Các tàu đánh cá có thể trả lại những con cá có nguy cơ tuyệt chủng hoặc có kích thước dưới mức cho phép. Tương tự cho các yêu cầu, nếu bạn gặp một yêu cầu phi đạo đức, chúng ta nên đặt câu hỏi và suy nghĩ thêm về nó.

Khơi gợi dựa trên kết quả phân tích các bên liên quan

Việc khơi gợi và phân tích có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chúng có một sự phụ thuộc rõ ràng. Đôi khi bạn có thể nghĩ rằng việc phân tích các bên liên quan là một hoạt động phù phiếm, rốt cuộc thì ai có thời gian rảnh rỗi để ngồi và tạo ra một loạt mô hình và danh sách các bên liên quan? Thực tế đó là một trong những hoạt động có khả năng tiết kiệm một lượng lớn thời gian trong tương lai.

Vấn đề bối cảnh và phạm vi

Việc thu thập thông tin mà không xét đến bối cảnh và phạm vi thực sự giống với danh sách quà tặng của ông già Noel. Hãy tưởng tượng bạn hỏi mọi người trong một tổ chức những câu hỏi như “Bạn muốn gì?” hay “Điều gì có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian?”. Kết quả là bạn sẽ thu thập được rất nhiều câu trả lời, rất nhiều ý tưởng có thể thực hiện được, nhưng bạn sẽ không có được một bộ ý tưởng mạch lạc.

Điều này có vẻ là điều đương nhiên, nhưng nó lại là một cái bẫy rất dễ mắc phải. Là một nhà phân tích nghiệp vụ, có thể thật dễ dàng để làm quen với phạm vi và bối cảnh của một dự án. Tuy nhiên, điều đó hiếm khi xảy ra và chứa rất nhiều rủi ro tiềm ẩn, vì vậy việc dành một chút thời gian để vạch ra các mục tiêu và kết quả cốt lõi là việc thực sự hữu ích.

Một điểm quan trọng khác là việc hiểu các mục tiêu kinh doanh và kết quả mà bạn đang tìm kiếm và hướng đến. Cố gắng thu thập và khơi gợi mà không biết kết quả là chuyện gần như không thể. Làm sao ai đó có thể nói yêu cầu A nằm trong phạm vi (hoặc không) và liệu nó có quan trọng hơn yêu cầu B hay không nếu như không có định hướng rõ ràng về kết quả cuối cùng?

Với định hướng theo con đường BA, bạn nên biến việc thu thập thông tin và khơi gợi trở thành bản chất thứ hai. Việc khơi gợi thực sự vô cùng quan trọng đối với vai trò của nhà phân tích nghiệp vụ. Để nâng cao hơn kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cho bản thân, bạn có thể tham khảo một số khóa học chất lượng tại BAC. Cuối cùng, đừng quên thường xuyên cập nhật các bài viết mới nhất xung quanh lĩnh vực BA tại BAC's Blog nhé!

Nguồn tham khảo:

https://www.batimes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +