Aug 22, 2023

10+ tips hay để BA viết tốt hơn các bản memo phân tích nghiệp vụ

Viết memo phân tích nghiệp vụ có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với BA. Khi viết một bản memo, mục tiêu của bạn là phải truyền đạt thông tin quan trọng một cách dễ hiểu và thuyết phục nhất. Điều này đòi hỏi bạn phải có sự tỉ mỉ trong việc nắm vững dữ liệu, phân tích kỹ lưỡng và sử dụng ngôn ngữ phù hợp đối với người đọc. Bất kể bạn là một chuyên gia phân tích nghiệp vụ lâu năm hay mới vào nghề, những bí quyết dưới đây sẽ giúp bạn viết memo phân tích nghiệp vụ một cách xuất sắc. Hãy cùng khám phá 10+ tips hay để BA viết tốt hơn các bản memo phân tích nghiệp vụ mà BAC chia sẻ dưới đây nhé.

1. Hiểu rõ đối tượng

Hiểu rõ đối tượng chính là bước đầu tiên để viết một bản memo phân tích nghiệp vụ hiệu quả. Việc này giúp bạn định hình nội dung cũng như sử dụng những từ ngữ thích hợp. Hãy tìm câu trả lời cho câu hỏi: “Ai sẽ đọc bản memo của bạn và mức độ hiểu biết của họ về chủ đề này như thế nào?” Bởi lẽ, nếu khán giả của bạn quen thuộc với chủ đề bạn để cập thì bạn có thể sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành nhiều hơn cũng như cung cấp những phân tích chi tiết hơn. Ngược lại, nếu khán giả mơ hồ với chủ đề, hãy đơn giản hóa ngôn ngữ và cung cấp thêm nhiều ví dụ thực tế minh họa.

2. Xác định mục tiêu rõ ràng

Bạn cần xác định chính xác mục tiêu trước khi bắt đầu viết bản memo phân tích nghiệp vụ. Một mục tiêu rõ ràng hướng đến thông điệp bạn muốn truyền tải cùng những kỳ vọng về kết quả sẽ giúp bạn tập trung hơn và tránh những vấn đề làm phai mờ đi thông điệp chính của bạn. Đặc biệt hơn, định hình đúng mục tiêu cũng sẽ giúp bạn xác định dữ liệu và xác định phân tích nào sẽ được đưa vào bản memo của mình.

3. Phân tích dữ liệu

Bất kể bạn là một nhà phân tích nghiệp vụ hay một ngành nghề nào khác thì bản memo của bạn đều phải dựa trên dữ liệu với các dẫn chứng cụ thể. Tuy nhiên, chỉ trình bày dữ liệu thôi là chưa đủ, bạn phải phân tích chúng để rút ra những hiểu biết sâu sắc và chứng minh cách dữ liệu tác động đến kết luận và hành động của bạn. Bạn cần dành nhiều thời gian để đào sâu và khám phá những thông tin tiềm ẩn của dữ liệu vì phân tích dữ liệu đòi hỏi tư duy phản biện và kiến thức vô cùng sâu rộng về bối cảnh kinh doanh.

4. Sử dụng nghệ thuật kể chuyện

Việc sử dụng nghệ thuật kể chuyện với các phương pháp khác nhau giúp bạn thu hút và để lại ấn tượng tốt trong tâm trí người nghe. Xây dựng câu chuyện với cách dẫn dắt phù hợp cùng với các tình huống để minh họa quan điểm của bạn là công cụ mạnh mẽ để truyền đạt thông tin phức tạp, thu hút sự chú ý của khán giả.

5. Sử dụng các công cụ trực quan tiên tiến

Để trình bày dữ liệu một cách hiệu quả thì không thể thiếu các công cụ trực quan như biểu đồ và đồ thị. Tuy nhiên, để nâng cao memo của bạn lên một tầm cao mới, hãy xem xét việc sử dụng các công cụ trực quan tiên tiến hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng bảng điều khiển tương tác, bản đồ nhiệt hoặc đồ họa thông tin để tạo sự hấp dẫn và gây ấn tượng mạnh với người xem. Từ đó giúp bạn nổi bật, tăng tính ảnh hưởng của memo và làm cho thông tin phức tạp dễ tiếp cận hơn với khán giả.

6. Sử dụng nguyên tắc thiết kế

Hãy cân nhắc việc sử dụng các nguyên tắc thiết kế như độ tương phản, căn chỉnh, phân cấp để làm cho memo của bạn trực quan và dễ đọc hơn. Bằng cách sử dụng tiêu đề chính, tiêu đề phụ và các mục để tạo ra một cấu trúc thông tin rõ ràng đồng thời sử dụng khoảng trắng để giảm thiểu sự lộn xộn và cải thiện khả năng đọc.

7. Đối mặt với những đối phản đối

Trong quá trình viết memo, bạn đừng quên việc hình dung ra những phản đối mà khán giả của bạn có thể đưa ra và chủ động tìm cách đối phó với chúng. Những dự đoán này cho thấy bạn đã suy nghĩ kỹ về vấn đề này đồng thời giúp bạn có những lập luận sắc bén, tăng tính thuyết phục và uy tín của bạn. Việc đối mặt với những đối phản đối từ đầu cũng có thể ngăn chặn hiểu lầm và đảm bảo rằng memo của bạn được tiếp nhận một cách tốt nhất.

8. Xem xét phong cách viết

Phong cách viết của memo có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách mà nó được người xem tiếp nhận. Hãy luôn nhớ xem xét trạng thái tâm trạng của người đọc để điều chỉnh phong cách viết phù hợp. Việc điều chỉnh phong cách viết tương ứng với đối tượng đọc giúp bạn kết nối với họ về mặt cảm xúc và tăng tính hiệu quả của giao tiếp.

9. Sử dụng các kỹ thuật ngôn ngữ

Bạn nên cân nhắc việc sử dụng ngôn ngữ mang tính thuyết phục như giọng nói chủ động, động từ mạnh hay hình ảnh sống động để làm cho thông điệp của bạn có sức ảnh hưởng hơn. Bên cạnh đó nên tránh sử dụng ngôn ngữ bị động, thuật ngữ chuyên ngành vì chúng có thể khiến người đọc khó hiểu.

10. Chỉnh sửa một cách tích cực

Việc chỉnh sửa là một bước quan trọng trong việc viết một memo xuất sắc. Sau khi bạn đã viết memo, hãy đọc lại nó. Xem xét kỹ xem mỗi câu có góp phần làm rõ mục tiêu của bạn không, từ đó loại bỏ thông tin không cần thiết, đơn giản hóa ngôn ngữ và đảm bảo rằng memo của bạn có cấu trúc tốt. Hãy tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và loại bỏ chi tiết có thể làm phai mờ đi thông điệp của bạn.

11. Sử dụng ví dụ và ẩn dụ

Ví dụ và ẩn dụ là những công cụ giao tiếp có thể giúp đơn giản hóa các khái niệm phức tạp và làm cho chúng trở nên dễ tiếp cận hơn đối với nhiều người Ví dụ là việc so sánh hai thứ khác nhau để giải thích một quan điểm, trong khi ẩn dụ sử dụng hình ảnh để cụ thể hóa một khái niệm trừu tượng. Sử dụng hai công cụ này giúp cho memo phân tích nghiệp vụ trở nên liên quan và hấp dẫn hơn. Chẳng hạn như bạn có thể so sánh một quy trình nghiệp vụ với một cái máy hoạt động trơn tru, hay so sánh một xu hướng thị trường với một con sóng đang lên hoặc đang bị nhấn chìm.

12. Lời kêu gọi hành động

Memo của bạn không chỉ là một báo cáo về kết quả mà còn nên đính kèm các lời kêu gọi hành động. Lời kêu gọi hành động là một tuyên bố khuyến khích người đọc thực hiện một hành động cụ thể. Nó có thể là việc sắp lịch cho một cuộc họp với các bên liên quan khác hay việc đưa ra quyết định cuối cùng.

13. Sử dụng cảm xúc

Mặc dù nhiều người cho rằng memo phân tích nghiệp vụ là một tài liệu khô khan. Tuy vậy việc phân tích đi kèm với yếu tố cảm xúc có thể giúp thúc đẩy hành động và làm cho memo của bạn đáng nhớ hơn. Cảm xúc có thể được truyền tải thông qua việc kể chuyện với những tình huống nhỏ minh họa tác động của các kết quả đó đối với dự án của bạn.

14. Tăng cường sự tương tác

Các yếu tố tương tác có thể bao gồm biểu đồ có thể click, video hoặc liên kết đến các tài liệu tham khảo bổ sung. Các yếu tố tương tác không chỉ làm cho memo của bạn thú vị hơn mà còn cung cấp cho khán giả hiểu biết chi tiết hơn về các thông tin của bạn.

15. Ghi nhận phản hồi

Sau khi viết memo, bạn nên tìm kiếm những phản hồi chân thật từ những người khác trong tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn. Hãy yêu cầu họ xem xét memo của bạn và đưa ra phản hồi về tính rõ ràng, cấu trúc và tác động của memo. Điều này có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đảm bảo rằng memo của bạn gây ấn tượng với đối tượng mục tiêu.

16. Sử dụng các ví dụ thực tế

Một cách để giúp memo của bạn dễ hiểu hơn đối với khán giả là sử dụng ví dụ thực tế để minh họa tác động của các dẫn chứng. Bạn nên cân nhắc đưa các nghiên cứu điển hình, lời chứng thực hoặc ví dụ từ các công ty để củng cố quan điểm của bạn.

17. Tập trung vào kết quả

Mục tiêu của một memo là thúc đẩy kết quả. Hãy đảm bảo memo của bạn tập trung vào kết quả và các đề xuất khả thi. Bằng việc sử dụng dữ liệu và số liệu cụ thể bao gồm thông tin về lợi ích kinh tế, tiềm năng tăng trưởng, và cách thức thực hiện để đạt được kết quả đó. Đồng thời, hãy nhấn mạnh rằng những kết quả này không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn có thể tác động tích cực đến toàn bộ tổ chức và cộng đồng.

18. Theo dõi

Sau khi trình bày bản memo bạn cần đảm bảo rằng thông điệp của bạn đã được ghi nhận và hiểu đúng cách. Bạn nên lên lịch các cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện tiếp theo để trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan, đồng thời luôn cởi mở đón nhận phản hồi cùng với các đề xuất cải tiến. Theo dõi có thể giúp đảm bảo rằng bản ghi nhớ của bạn có tác động lâu dài và thúc đẩy kết quả theo hướng bạn mong muốn.

Việc thực hiện một memo phân tích nghiệp vụ chất lượng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định chiến lược cho tổ chức. Hãy nhớ rằng việc viết memo phân tích nghiệp vụ h không chỉ là việc truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, mà còn là cách để tạo dựng lòng tin và tạo sự tương tác với khán giả. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan thông qua 10+ tips hay để BA viết tốt hơn các bản memo phân tích nghiệp vụ đồng thời hỗ trợ bạn trong việc thực hiện các memo chất lượng trong tương lai. Cùng BAC nâng tầ sự nghiệp BA của bạn với những kiến thức chuyên ngành tại BAC's Blog nhé!

Nguồn tham khảo:

https://www.modernanalyst.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì và làm thế nào để ứng dụng trong công việc là những câu hỏi thường gặp. BAC sẽ giúp bạn tổng hợp những kiến thức nền tảng thông qua các ví dụ thực tế, gần gũi.
Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Bạn muốn tìm bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án? Bạn là người mới và chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Hãy để BAC giúp bạn thông qua hướng dẫn chi tiết ở đây.
Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu về phân tích dữ liệu và gặp khái niệm dữ liệu thứ cấp thì đây là bài viết dành cho bạn. BAC sẽ giúp bạn tìm hiểu tất cả thông tin như định nghĩa, đặc điểm, ưu và nhược điểm cũng như những phương pháp phân tích.
Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi ngành phát triển phần mềm, ảnh hưởng đến vai trò của Business Analyst (BA). Hãy phân tích BA cần làm gì để thích nghi ở thời đại mới

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC