Jul 17, 2023

07 Nguyên tắc trọng tâm trong việc giao tiếp dành cho các Business Analysis

Để bắt đầu cũng như duy trì một sự nghiệp thành công đối với các chuyên viên ngành Business Analysis (BA), kỹ năng giao tiếp là một yêu tố then chốt đóng vai trò vô cùng quan trọng. Các nhân sự ngành BA được yêu cầu phải biết áp dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong mỗi giai đoạn cụ thể của công việc: từ khi bắt đầu khởi động một dự án mới, đến khi thu thập các yêu cầu, khi làm việc với các bên liên quan và tất nhiên, khi xác nhận giải pháp cuối cùng. Trên thực tế, việc sở hữu kỹ năng giao tiếp hiệu quả có ảnh hưởng trực tiếp trên hầu hết tất cả mọi khía cạnh trong công việc của bạn:

Dưới đây là 7 nguyên tắc trọng tâm giúp bạn củng cố kỹ năng giao tiếp của mình:

1. Lựa chọn phương tiện giao tiếp hợp lý: chúng ta biết rằng, các phương tiện giao tiếp không được thiết kế để có thể truyền đạt thông tin một cách đồng nhất cho tất cả mọi người. Việc giao tiếp có thể được thực hiện thông qua hình thức sử dụng văn bản hoặc thông qua ngôn ngữ lời nói – vì vậy, các phương tiện giao tiếp mà bạn chọn nên phụ thuộc vào nội dung, lượng thông điệp, sở thích của các bên liên quan, cũng như mức độ bảo mật thông tin và các yếu tố ảnh hưởng khác. Ví dụ, những thay đổi liên quan đến phạm vi công việc nên được thông báo bằng văn bản để tất cả mọi người có thể dễ dàng theo dõi. Gọi điện thoại hoặc để lại tin nhắn thoại cho những thông tin như trên sẽ không phải là lựa chọn tốt trong tình huống này. Vì vậy, trước khi bạn thực hiện cuộc gọi đó, hãy xem xét liệu một email, một bài thuyết trình hay một văn bản chứa nội dung thông điệp mà bạn muốn gửi gắm có phải là cách phù hợp hơn để truyền tải nội dung thông điệp của bạn.
2. Nắm bắt được khả năng tiếp cận vấn đề của từng đối tượng khác nhau: để đảm bảo rằng việc giao tiếp mang lại hiệu quả đúng như mong đợi, bạn phải biết cách cân chỉnh để việc giao tiếp được diễn ra một cách phù hợp với khả năng tiếp cận vấn đề của từng bên liên quan. BABOK đã chỉ ra 3 cách tiếp cận vấn đề bao gồm việc tiếp cận thông qua hình ảnh (tiếp cận vấn đề bằng cách nhìn thấy – dung nạp được sự hiểu biết từ minh họa, biểu đồ, sơ đồ, video, hình ảnh và những thứ tương tự), thông qua thính giác (khả năng tiếp cận tốt nhất là thông qua giao tiếp bằng lời nói hoặc bằng cách lắng nghe) và thông qua hành động (tiếp cận bằng cách trực tiếp thực hiện vấn đề đó).
3. Xác định mục tiêu rõ ràng: Trước khi gửi đi bất cứ email hoặc thông tin nào, bạn hãy tự hỏi bản thân rằng: thông điệp mà tôi muốn người đọc tiếp nhận được là gì? Có hành động cụ thể nào mà tôi muốn người đọc thực hiện sau khi nhận được thông điệp của tôi hay không? Bạn nên rõ ràng về mục tiêu giao tiếp của mình và nêu rõ những gì bạn mong đợi từ người nhận. Đừng để lại những thông điệp bỏ ngõ hay dang dở rồi mong đợi họ tự suy đoán những gì bạn thực sự mong muốn, vì như vậy khả năng cao là thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai trong quá trình tiếp nhận và thực hiện.
4. Theo sát vấn đề: việc giao tiếp không thể được xem là thành công nếu người nhận không hiểu rõ thông điệp của bạn do sự tác động của một số yếu tố ngoại cảnh nào đó (Ví dụ như tiếng ồn) hoặc thực sự họ có nghe bạn nói, nhưng không hiểu bạn muốn nói gì. Vì vậy, giao tiếp hiệu quả không chỉ đơn thuần là hoàn thành việc truyền đạt thông điệp mà còn phải đảm bảo rằng người nhận hiểu được những gì mà bạn muốn truyền tải. Ví dụ, trong một số tình huống cần thiết, bạn nên tiếp tục theo dõi email mà mình đã gửi ra bằng việc gọi điện thoại hoặc lên kế hoạch cho một cuộc họp đến các đối tượng tiếp nhận vấn đề nhằm thảo luận về bất kỳ câu hỏi hoặc mối bận tâm nào có thể đã xuất hiện sau khi người nhận đọc được email của bạn.
5. Đảm bảo tính đơn giản và chính xác: việc sử dụng ngôn từ đơn giản và hạn chế sử dụng quá nhiều thuật ngữ ngữ mang tính “học thuật” nhằm đảm bảo rằng mọi người đều có thể hiểu trọn vẹn những gì bạn đang muốn truyền đạt. Bên cạnh đó, trong việc chuẩn bị tài liệu, bạn cũng nên tuân thủ việc sử dụng đúng cấu trúc ngữ pháp, đơn giản hóa cách diễn đạt cũng như việc sử dụng từ ngữ dễ hiểu nhưng vẫn phải đảm bảo được việc truyền tải đúng và đầy đủ nội dung thông điệp mà bạn đang hướng đến.
6. Tích cực tham gia và luôn biết cách lắng nghe: Giao tiếp hiệu quả không phải là một cuộc đối thoại một chiều - nơi mà chỉ có duy nhất một bên được đưa ra toàn bộ các ý kiến. Để giao tiếp hiệu quả, chúng ta được đòi hỏi phải luôn biết lắng nghe tích cực và đón nhận phản hồi từ phía đối phương. Việc chú tâm lắng nghe cho thấy rằng bạn đang thực sự tập trung vào cuộc trò chuyện, vì vậy hãy biết cách đặt câu hỏi, đưa ra những gợi ý hoặc phản hồi, đồng thời đảm bảo rằng các ngôn ngữ cơ thể của bạn thể hiện được bạn đang thực sự đồng điệu trong toàn bộ cuộc trò chuyện.
7. Cung cấp thông tin đúng trọng tâm: Chúng ta không có bất cứ một khái niệm cụ thể nào để xác định giới hạn của một thông tin đúng trọng tâm, tất cả đều hoàn toàn phụ thuộc vào ngữ cảnh, mục đích và đối tượng mà bạn muốn hướng đến. Liệu bạn có cần phải chuẩn bị một tài liệu đào tạo dàn trải lên đến hàng chục trang để truyền đạt nhiều kiến thức nhất có thể hay thực sự bạn chỉ cần một bài thuyết trình súc tích với 10 slides ngắn gọn nhằm giới thiệu một nội dung cần thiết? Mức độ đúng trọng tâm của thông tin được thể hiện bằng việc chọn lọc thông tin “vừa đủ” để đạt được mục tiêu giao tiếp mà bạn muốn hướng đến.

Sở hữu kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp bạn ngày càng thăng tiến hơn trong công việc của mình

Để việc giao tiếp mang lại hiệu quả đúng như mong đợi, chúng ta cần phải đảm bảo rằng các thông tin được cung cấp phải luôn đồng nhất, đúng ngữ cảnh, đúng trọng tâm, được thực hiện vào thời điểm thích hợp, và thông tin được đưa đến đúng những bên liên quan. Hãy thực hành áp dụng những kỹ thuật giao tiếp này trong công việc, để có thể giúp bạn gặt hái thêm nhiều thành công trong tương lai. Chúc bạn sẽ ngày càng nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình và đừng quên thường xuyên truy cập BAC's Blog nhé!

Nguồn tham khảo:

https://www.businessanalystlearnings.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +