Mar 27, 2023

Top 5 tính năng phần mềm quản lý công việc bạn sẽ cần trong năm 2023

Các phần mềm quản lý công việc có thể cải thiện quy trình làm việc của một cá nhân và hiệu quả của nhóm. Tuy nhiên, phần mềm này phải bao gồm các tính năng phù hợp để đáp ứng các loại hiệu quả mà bạn đang cố gắng đạt được. Dưới đây là 6 tính năng tạo ra những lợi ích đáng kể cho các nhóm thuộc mọi quy mô.

1. Tính năng nhiệm vụ phụ (subtask)

Mặc dù, một danh sách việc cần làm đơn giản có thể liệt kê các nhiệm vụ riêng lẻ nhưng mỗi nhiệm vụ vốn có trọng số như nhau. Các tính năng nhiệm vụ con cho phép người dùng gán các nhiệm vụ để lồng vào các nhiệm vụ khác. Các nhiệm vụ phụ có thể ở dạng danh sách kiểm tra trong nhiệm vụ, các nhiệm vụ phụ thuộc được kết nối trong biểu đồ Gantt hoặc chúng có thể có cấu trúc khác. Tính năng này cho phép người dùng vạch ra các bước riêng lẻ phải thực hiện để tác vụ lớn hơn khởi chạy thành công.

Nhiệm vụ phụ trên công cụ quản lý Wrike

Các nhiệm vụ con đưa ra một biểu diễn trực quan về tiến trình của một nhiệm vụ. Hãy tưởng tượng một sản phẩm mới phải trải qua ba vòng lập kế hoạch với sự phê duyệt sau mỗi vòng. Điều này giúp cả người dùng cá nhân và bất kỳ bên liên quan nào có thể có quyền truy cập kiểm tra nhanh mà không làm gián đoạn quy trình công việc.

2. Cảnh báo và thông báo

Cảnh báo và thông báo có thể nhắc người dùng về ngày đến hạn sắp tới, mục quá hạn và phê duyệt cần chú ý. Các công cụ quản lý tác vụ hiện sử dụng một số phương thức giao tiếp phổ biến khác nhau để cảnh báo

Thông báo trong ứng dụng Airtable

Email nhắc nhở về các nhiệm vụ
Thông báo biểu tượng ứng dụng
Tin nhắn
Thông báo ứng dụng di động trên màn hình chính
Lời nhắc trong ứng dụng

Những công cụ này giúp các cá nhân nhớ rằng họ có nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc họ nợ chủ sở hữu nhiệm vụ một hành động. Chúng còn giúp nâng cao việc sử dụng công cụ quản lý tác vụ, công cụ này có lợi thế kép là giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn và nhắc nhở mọi người sử dụng phần mềm.

3. Báo cáo và phân tích

Bảng điều khiển báo cáo và công cụ phân tích giúp người quản lý dự án và người dùng phần mềm quản lý tác vụ hiểu rõ hơn về năng suất của họ hàng ngày và trong suốt quá trình thực hiện dự án. Điều này đặc biệt hữu ích cho người dùng phần mềm quản lý tác vụ, vì các tác vụ thường biến mất khỏi danh sách sau khi hoàn thành.

Báo cáo của Atlassian Jira

Bảng điều khiển báo cáo và phân tích có thể giúp hiển thị tiến độ hướng tới mục tiêu tổng thể và đưa việc hoàn thành nhiệm vụ trong ngày vào bối cảnh so với dữ liệu lịch sử hoặc dữ liệu nhóm.

4. Tự động hóa và quy trình công việc

Các công cụ tự động hóa và quy trình làm việc hoạt động trên cơ sở kích hoạt và hành động. Người dùng chỉ định trình kích hoạt trong phần mềm chẳng hạn như mục được gắn thẻ được chuyển từ trạng thái "đang hoạt động" sang trạng thái "đang xem xét" và một hành động sẽ được thực hiện khi đạt được trình kích hoạt chẳng hạn như mục được gửi đến người quản lý để phê duyệt.

Nói cách khác, đối với những ví dụ này, quá trình tự động hóa sẽ hướng dẫn phần mềm quản lý tác vụ tự động thông báo cho người quản lý khi nó sẵn sàng để xem xét.

Quy trình làm việc trong Asana

Tự động hóa tiết kiệm thời gian cho các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại. Trong trường hợp trước, nó giúp tiết kiệm thời gian chuyển đổi ứng dụng và gửi nội dung qua email cho người quản lý để phê duyệt. Mặc dù, việc gửi một email có thể mất chưa đầy một phút nhưng tác động tích lũy của việc gửi thông báo đó nhiều lần một ngày trong suốt nhiều năm giúp tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể và đó là chưa kể chi phí thời gian cho việc gián đoạn tập trung thường xuyên.

Tự động hóa cũng được ghi nhận để giữ cho các dự án đi đúng hướng trong trường hợp mọi người có thể quên gửi một mục để phê duyệt hoặc theo dõi mục đó. Thông báo thường có thể được đặt để nhắc nhở người phê duyệt về các nhiệm vụ chưa hoàn thành của họ.

5. Công cụ trực quan hóa nhiệm vụ

Mặc dù, phần mềm quản lý tác vụ đơn giản nhất duy trì một danh sách các tác vụ cần hoàn thành, danh sách này dễ dàng bị sao chép trong bảng tính hoặc trên giấy. Để thêm giá trị ngoài chế độ xem danh sách, nhiều công cụ quản lý tác vụ cung cấp một số phương pháp trực quan hóa để nâng cao cách các nhóm có thể đánh giá tiến độ của dự án.

Chế độ xem lịch Scoro

Hãy tìm phần mềm quản lý tác vụ bao gồm hình ảnh trực quan phù hợp nhất với loại công việc bạn làm. Có lẽ việc xem ngày đến hạn của nhiệm vụ trong lịch là hữu ích nhất. Các nhóm khác có thể tìm thấy lợi ích từ biểu đồ Gantt, biểu đồ này hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ con, đồng thời có thể cho biết tiến trình giữa các nhiệm vụ phụ phụ thuộc vào nhau như thế nào.

Một hình ảnh phổ biến khác là bảng kanban, cung cấp cho mỗi nhiệm vụ một thẻ mà một người có thể di chuyển đến các danh sách khác nhau trên bảng cho biết các trạng thái hoàn thành khác nhau

6. Tích hợp để kết nối các ứng dụng

Thế giới kỹ thuật số ngày càng phát triển của chúng ta dựa vào kết nối giữa các ứng dụng để giúp chúng ta đảm bảo các ưu tiên được căn chỉnh phù hợp và hoàn thành công việc đúng hạn. Nhiều ứng dụng quản lý tác vụ kết nối với các công cụ phần mềm rất hữu ích khác giúp các nhóm giao tiếp, nhắc nhở người dùng về các tác vụ chưa hoàn thành và tạo điều kiện chia sẻ dữ liệu.

Tích hợp Slack của Trello

Hãy tìm phần mềm quản lý tác vụ tích hợp trực tiếp với các ứng dụng kinh doanh và năng suất mà bạn đã sử dụng. Xem xét liệu phần mềm quản lý tác vụ có thể gửi cảnh báo đến phần mềm cộng tác của bạn hay không, chẳng hạn như Slack hoặc Teams. Bạn có thể tự động thêm ngày đến hạn vào Lịch Google của mình hoặc tích hợp với công cụ xử lý văn bản như Microsoft Word không?

Nếu phần mềm quản lý tác vụ của bạn không có tích hợp riêng với phần mềm được sử dụng nhiều nhất, chẳng hạn như phần mềm CRM, HR hoặc ERP, thì nhóm của bạn có thể nên hỏi về tích hợp API. Nhà phát triển phần mềm có năng lực sẽ có thể kết nối với API và xây dựng các công cụ đơn giản để kết nối dữ liệu của bạn.

Có thể nói, sự gia tăng của các phần mềm là một nhu cầu thiết yếu. Những lợi ích mà chúng mang đến cho người sử dụng, doanh nghiệp hay tổ chức là điều không thể phủ nhận. Hy vọng qua bài viết này các bạn có thể tìm ra công cụ phù hợp với mình. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Hướng dẫn cách dùng ChatGPT như một trợ lý ảo

Trợ lý ảo cá nhân là khái niệm đã có từ khá lâu nhưng lại trở nên phổ biến thời gian gần đây. Với sự xuất hiện của Trí tuệ nhân tạo mà cụ thể là ChatGPT, giờ đây, việc sở hữu một trợ lý ảo cá nhân đã không trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Hướng dẫn cách dùng ChatGPT để viết Content (Blog, Quảng Cáo, Email)

Việc sử dụng ChatGPT để tạo ra các nội dung như blog, quảng cáo hay email ngày càng phổ biến. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách viết Prompt hiệu quả để sáng tạo nội dung trong ChatGPT nhé.
NotebookLM - Công cụ AI hỗ trợ nghiên cứu và ghi chú của Google

NotebookLM là một công cụ AI do Google phát triển. Với NotebookLM, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ đồng hồ để lưu trữ, ghi chú, nghiên cứu và tổng hợp dữ liệu. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu và biết cách ứng dụng NotebookLM.
10 trực quan hàng đầu tại Iron Viz 2025

Trực quan hóa dữ liệu là một lĩnh vực hấp dẫn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Cuộc thi trực quan dữ liệu Iron Viz 2025 đã đi đến hồi kết với những tác phẩm ấn tượng. Hãy cùng BAC điểm qua 10 trực quan tốt nhất và xem cách họ đã thực hiện điều đó.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +